Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy możesz rozliczać się kwartalnie? Dla wielu przedsiębiorców to wygodne rozwiązanie, pozwalające lepiej zarządzać finansami i zmniejszyć częstotliwość kontaktów z urzędem skarbowym. Jednak nie każdy może z niego skorzystać. Sprawdź, kto ma taką możliwość, jakie warunki trzeba spełnić oraz jakie są dokładne terminy rozliczeń.
Co to jest kwartalne rozliczanie podatku?
Kwartalne rozliczanie podatku oznacza, że przedsiębiorca składa deklarację podatkową i odprowadza podatek raz na trzy miesiące zamiast co miesiąc. Dotyczy to zarówno VAT, jak i zaliczek na podatek dochodowy. Jest to szczególnie korzystne dla małych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych, które nie chcą co miesiąc zmagać się z formalnościami.
Kto może rozliczać podatek kwartalnie?
Nie każda firma może skorzystać z kwartalnego rozliczenia. Przepisy jasno określają, kto ma do tego prawo.
Podatnicy VAT
Aby rozliczać się kwartalnie w VAT, trzeba spełnić kilka warunków:
Status małego podatnika: Oznacza to, że wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku VAT) w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła równowartości 2 000 000 euro. Limit ten przeliczany jest na złotówki według średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego. W 2024 i 2025 roku limit wynosi 8 569 000 zł.
Długość prowadzenia działalności: Przedsiębiorca musi prowadzić działalność gospodarczą przez co najmniej 12 miesięcy. Nowi przedsiębiorcy nie mogą od razu korzystać z kwartalnego rozliczenia VAT; muszą najpierw rozliczać się miesięcznie przez pierwszy rok działalności.
Zgłoszenie do urzędu skarbowego: Należy złożyć aktualizację formularza VAT-R, zaznaczając wybór kwartalnej metody rozliczeń. Zgłoszenia tego dokonuje się do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, od którego przedsiębiorca chce rozliczać się kwartalnie.
Podatnicy PIT i CIT
Jeśli chodzi o zaliczki na podatek dochodowy, kwartalne rozliczenie jest możliwe dla:
Małych podatników: Czyli tych, których przychody brutto w poprzednim roku nie przekroczyły 2 000 000 euro.
Podatników rozpoczynających działalność: Nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z kwartalnego rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy od początku działalności, pod warunkiem że spełniają kryteria małego podatnika i w ciągu dwóch lat przed rozpoczęciem działalności nie prowadzili innej firmy ani nie byli wspólnikami spółek niebędących osobami prawnymi.
Wybór kwartalnego rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy nie wymaga składania dodatkowych wniosków do urzędu skarbowego – wystarczy dokonać tego wyboru w pierwszym zeznaniu rocznym.
Dokładne terminy rozliczeń kwartalnych
Znajomość precyzyjnych terminów składania deklaracji i wpłat podatków jest kluczowa dla przedsiębiorców decydujących się na kwartalne rozliczenia.
Terminy dla podatku VAT
Deklaracje VAT oraz płatności za dany kwartał należy składać do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Oto konkretne terminy:
I kwartał (styczeń, luty, marzec): do 25 kwietnia
II kwartał (kwiecień, maj, czerwiec): do 25 lipca
III kwartał (lipiec, sierpień, wrzesień): do 25 października
IV kwartał (październik, listopad, grudzień): do 25 stycznia następnego roku
Jeśli termin ten przypada na dzień wolny od pracy, przesuwa się on na najbliższy dzień roboczy.
Terminy dla zaliczek na podatek dochodowy (PIT/CIT)
Zaliczki na podatek dochodowy w systemie kwartalnym należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału:
I kwartał (styczeń, luty, marzec): do 20 kwietnia
II kwartał (kwiecień, maj, czerwiec): do 20 lipca
III kwartał (lipiec, sierpień, wrzesień): do 20 października
IV kwartał (październik, listopad, grudzień): do 20 stycznia następnego roku
Podobnie jak w przypadku VAT, jeśli termin płatności przypada na dzień wolny, ulega on przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
Zalety kwartalnego rozliczenia podatku
Przedsiębiorcy, którzy wybierają kwartalne rozliczenia, mogą liczyć na kilka korzyści, które wpływają na stabilność finansową firmy, redukcję obowiązków administracyjnych i lepszą organizację płatności.
Większa płynność finansowa
Nie trzeba co miesiąc przeznaczać pieniędzy na podatek, co pozwala lepiej zarządzać budżetem firmy. Środki, które normalnie byłyby przekazywane do urzędu skarbowego, mogą przez trzy miesiące pozostawać na koncie firmy i być wykorzystane na bieżące potrzeby, rozwój biznesu lub inwestycje.
To szczególnie korzystne dla przedsiębiorców prowadzących działalność sezonową, gdzie dochody nie są równomiernie rozłożone w czasie. Przykładowo, firmy zajmujące się turystyką czy handlem świątecznym mogą dostosować wydatki do okresów, w których osiągają największe przychody. Dzięki temu unika się sytuacji, w której trzeba płacić podatek w okresie, gdy firma nie generuje wystarczających wpływów.
Dodatkowo, pozostawienie większej ilości środków w firmie przez dłuższy czas daje możliwość lepszego planowania inwestycji i unikania konieczności korzystania z kredytów lub pożyczek na pokrycie krótkoterminowych zobowiązań.
Mniej formalności i rzadziej składane deklaracje
Rozliczając się kwartalnie, przedsiębiorca składa tylko cztery deklaracje podatkowe w ciągu roku zamiast dwunastu. Oznacza to znaczną oszczędność czasu i mniej obowiązków administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Dla firm, które nie mają działu księgowego i samodzielnie prowadzą księgowość, to duże ułatwienie. Zamiast co miesiąc zajmować się formalnościami, można skupić się na prowadzeniu biznesu i obsłudze klientów. Nawet jeśli księgowość jest prowadzona przez biuro rachunkowe, kwartalne rozliczenie oznacza niższe koszty usług księgowych, ponieważ przygotowywanie deklaracji odbywa się rzadziej.
Lepsza organizacja finansów
Kwartalne rozliczanie pozwala na dłuższy czas planowania wydatków i przychodów, co ułatwia zarządzanie firmowymi finansami. Wiedząc, że podatek trzeba opłacić raz na trzy miesiące, przedsiębiorca może lepiej przygotować się na ten moment i zgromadzić odpowiednie środki.
W systemie miesięcznym bywa, że pojawia się nagły wydatek i jednocześnie trzeba uregulować podatek, co może prowadzić do napiętej sytuacji finansowej. W kwartalnym rozliczeniu łatwiej uwzględnić podatek w strategii finansowej firmy, bo zamiast krótkoterminowych działań można planować w dłuższym horyzoncie czasowym.
Dopasowanie do sezonowości działalności
Niektóre branże działają sezonowo – przykładem mogą być firmy związane z turystyką, rolnictwem czy handlem sezonowym. W takich przypadkach miesięczne rozliczenie podatków może być problematyczne, bo dochody nie są rozłożone równomiernie.
Dzięki kwartalnemu rozliczaniu przedsiębiorca ma więcej czasu na zgromadzenie środków na zapłatę podatku i może lepiej dopasować harmonogram płatności do okresów, w których firma generuje największe przychody.
Przykładowo, rolnik sprzedający zbiory pod koniec lata nie musi martwić się o zapłatę podatku za wcześniejsze miesiące, kiedy jego przychody były minimalne. Podobnie biura podróży mogą dostosować swoje płatności do wysokiego sezonu, a nie opierać się na miesięcznych rozliczeniach, które nie uwzględniają specyfiki ich działalności.
Mniejsze ryzyko błędów i korekt deklaracji
Częstsze składanie deklaracji oznacza większą liczbę dokumentów do przygotowania, a to zwiększa ryzyko pomyłek. W kwartalnym systemie przedsiębiorca ma więcej czasu na zebranie wszystkich danych i dokładniejsze sprawdzenie rozliczeń.
Rzadziej składane deklaracje zmniejszają też liczbę ewentualnych korekt, które mogą prowadzić do niepotrzebnych kontaktów z urzędem skarbowym i wyjaśnień dotyczących błędów księgowych. W przypadku rozliczeń miesięcznych, jeśli przedsiębiorca popełni błąd w jednej z deklaracji, może to wpłynąć na kolejne miesiące, co komplikuje całą procedurę księgową.
Możliwość wykorzystania środków na rozwój biznesu
Kiedy przedsiębiorca nie musi co miesiąc płacić podatku, może wykorzystać te środki na rozwój firmy. Może to być zakup nowego sprzętu, inwestycja w marketing, zwiększenie zatrudnienia lub rozszerzenie działalności.
Dodatkowo, dłuższy czas pozostawania środków na koncie firmy pozwala na bardziej efektywne zarządzanie nimi, na przykład poprzez ich tymczasowe inwestowanie w lokaty krótkoterminowe czy instrumenty finansowe, które pozwolą pomnożyć kapitał przed terminem płatności podatku.
Podsumowując, kwartalne rozliczanie podatku to rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści, szczególnie dla małych firm i przedsiębiorców działających sezonowo. Pozwala na lepsze planowanie finansów, redukcję formalności i daje większą elastyczność w zarządzaniu budżetem. Jednak warto pamiętać, że nie każda firma może z niego skorzystać, a wybór takiego systemu powinien być dokładnie przeanalizowany pod kątem specyfiki działalności i przewidywanych przychodów.
